Virtual Assistants, wat doen die precies?

Virtual Assistants, wat doen die precies?

09/10/2017 Uncategorized 0

 

Eigenlijk is daar een heel makkelijk antwoord op te geven. Een Virtual Assistant (VA) doet alles wat jij niet wil of kan doen, zolang het maar virtueel gedaan kan worden. De afwas van de lunch op kantoor zal je dus wel zelf moeten blijven doen 😉 Maar goed, alles? Is een VA dan een soort van Superwoman*? Ja, eigenlijk wel.

Ken je Donna uit de serie Suits? Wat is dat toch een top mens. Wat er ook gebeurt: “she’s always got Harvey’s back”. Dit doet ze overigens niet alleen voor Harvey, ze doet het voor iedereen waar ze voor werkt. Een gevleugelde uitspraak van haar in de serie is: “Because I’m Donna” die naar voren komt elke keer als iemand zich hardop afvraagt hoe ze iets wist of voor elkaar heeft gekregen.

Jeetje, ik heb een VA inmiddels al vergeleken met een soort van Superwoman en ik heb als voorbeeld Donna aangehaald. Dat is nogal wat. Toch durf ik de vergelijkingen wel te maken. Niet om aan te tonen dat VA’s alles kunnen wat deze twee dames ook kunnen. Nee, om aan te geven dat VA’s sterke persoonlijkheden zijn die heel goed weten wat ze wel maar zeker ook niet kunnen. Net zoals je Superwoman niets moet laten doen waar kryptoniet aan te pas komt, blijven VA’s ook weg van werkzaamheden waar zij niet in knallen.

Betekent dat dan dat je voor verschillende werkzaamheden, verschillende VA’s moet hebben. Ja, inderdaad dat kan dat betekenen. Ik hoor je nu denken, wat heb ik er dan aan? Als ik meerdere VA’s moet inhuren en aansturen dan ben ik daar tijd aan kwijt en daar heb ik helemaal geen zin in. Gelukkig hoeft in het samenwerken met VA’s niet veel tijd te gaan zitten. Een VA is een professional die niet veel woorden en/of aansturing nodig heeft om geweldig werk voor je te kunnen doen. Daarnaast kan je altijd afspreken dat jouw “hoofd” VA alle communicatie met en aansturing van de andere VA’s verzorgt.

Over die werkzaamheden gesproken, waar kan je als ondernemer aan denken? Zoals al eerder aangehaald, kan een VA eigenlijk alle werkzaamheden van je overnemen zolang het virtueel, online, in the cloud of hoe je het ook wil noemen gedaan kan worden. En ach, de meeste VA’s zullen ook niet te beroerd zijn om naar hun brievenbus te lopen om een envelop vol met papier van jou te ontvangen die zij kunnen verwerken. Wat denk je bijvoorbeeld van je agenda bijhouden of je mailbox opschonen? Heb je eigenlijk geen tijd om verstuurde offertes op te volgen of onbetaalde facturen na te mailen of bellen? Heb jij ook nog ergens een stapel met bonnen liggen die ingeboekt moeten worden? Dit alles kan een VA prima van jou overnemen.

We zijn er nog niet hoor. Wat denk je bijvoorbeeld van het onderhouden van je Social Media kanalen? Leuk om die te hebben maar als er niet met enige regelmaat (lees: best vaak) wat op geplaatst wordt dan kan je ze net zo goed niet hebben. Er zijn ook VA’s die prachtig mooie websites met of zonder webshop voor je kunnen bouwen en onderhouden. Ooit gehoord van de uitdrukking “The money is in the list”? Deze uitdrukking is helemaal waar, maar gaat alleen op als je ook daadwerkelijk goed met je mailinglijst van je nieuwsbrief omgaat. Ook daar kan een VA een heel belangrijke rol in spelen.

Zo kan ik nog wel even verder gaan, want je kan het zo gek niet bedenken. Oké, nog een paar voorbeelden dan. Een VA kan bijvoorbeeld je komende zakenreis helemaal voor je regelen. Alleen het inpakken van je eigen koffer moet je zelf doen. Wie weet bevalt je dat wel zo goed dat zij voortaan ook je vakantie mag boeken. Er zijn voldoende VA’s die dit soort dingen regelen heerlijk vinden. Vaak zijn dat dezelfde VA’s die ook helemaal in hun element zijn als ze een congres mogen organiseren of iets kleinschaliger als een vergadering met een aantal externen.

Afgaand van bovenstaand vraag je je nu wellicht af waarom je nog niet samenwerkt met een VA want blijkbaar is dat de oplossing voor al je problemen. Dat kan ik niet garanderen maar ik kan wel garanderen dat wanneer je gaat samenwerken met een VA dat er een last van je schouders zal vallen en je meer tijd en focus gaat krijgen om je bezig te houden met hetgeen jou aantrekt in het ondernemen. Ik kan het mij bijna niet voorstellen maar mocht je nu toch nog twijfelen of jij baat kan hebben bij werken met een VA, neem gewoon eens contact op met een VA. Wees gerust, over het algemeen zijn het heel normale personen die niet bijten. En houd het volgende in gedachte:

Your VA has got your back and she knows everything and gets it all done because she is VA.

 

* In deze blog ga ik voor de leesbaarheid uit van een vrouwelijke VA. Uiteraard zijn er ook supermannen en alles ertussen als VA werkzaam.