Ben jij toe aan een Virtual Assistant?

Ben jij toe aan een Virtual Assistant?

19/10/2017 Uncategorized 0

 

Iedereen is druk. Wellicht zelfs extra druk nu. Het vierde kwartaal is van start gegaan en dit is het moment om nog even keihard te gaan knallen. Het jaar goed afsluiten en wellicht de dip van het derde kwartaal (vanwege de zomer) weg te werken. De vraag is alleen hoe druk je het jezelf moet maken? Is het wel zo’n goed idee om alles zelf te doen?

Het antwoord op deze vragen is eigenlijk heel simpel. Denk eens terug aan de afgelopen weken. Ben jij als ondernemer in die tijd bezig geweest met iets waar je eigenlijk niet zo’n zin in had of met iets wat je, naar jouw zin, te veel tijd kostte? Ja? Dan heb je daar je antwoord. Als er dingen zijn die je eigenlijk tegen je zin doet of die je te veel tijd kosten dan gaat dat ten koste van jouw lol en/of tijd die je in je eigen onderneming kan steken.

Ik hoor je denken; “Ik kan toch niet voor elk klusje wat mij niet aanstaat iemand anders inschakelen?”. Waarom niet? Even een voorbeeld wat direct duidelijk maakt waarom dat wel kan. Iemand die in een huis met een begane grond en eerste verdieping woont, huurt toch vaak ook een glazenwasser in voor de ramen op de eerste verdieping aan de buitenkant. Het is niet nodig want je kan ook zelf een ladder regelen, die op klimmen en zelf de ramen lappen. Wees eerlijk, doe jij al die moeite (en neem je het risico) als er iemand is dit het heel goed voor jou kan doen?

Waarom zou jij als ondernemer niet iemand aan je zijde mogen hebben die je kan helpen wanneer het nodig is. Net zoals een manager zijn assistente* heeft of een directielid zijn secretaresse. We weten allemaal dat een goede managementassistente of directiesecretaresse zo veel meer is dan alleen maar iemand die telefoon aanneemt, afspraken inplant en notuleert. Zij is de persoon waar de manager of het directielid op vertrouwt om de klus te klaren. Zij is hun steun en toeverlaat, hun sidekick, hun lifeline. De meeste VA’s hebben jaren van werkervaring in dergelijke ondersteunende rollen onder de gordel en zijn daarom de juiste keuze om als jouw steun en toeverlaat, sidekick en lifeline te fungeren.

Ik weet het. Het is nogal een stap om toe te geven dat je hier en daar wel wat hulp kan gebruiken. Kijk eens naar de afbeelding die bij deze blog staat. Laten we deze meneer Mark noemen. Wat vind je? Ziet Mark eruit of hij het naar zijn zin heeft. Ik vind van niet. Als je Mark zo ziet zitten, herken je daar dan iets in? Ik denk dat Mark wel wat hulp kan gebruiken.

Die hulp hoeft niet groots te zijn om al een enorm verschil te maken. Je kan vaak met een VA al een afspraak maken voor een paar uur per maand aan hulp. Weet je wat een VA in een paar uur per maand al kan bereiken waar jij niet meer over hoeft na te denken? Wat denk je bijvoorbeeld van het opstellen, nabellen en binnenhalen van offertes. Als zij dit doet kan jij je bezighouden met andere zaken en als het goed is, kan jij ook nog zonder onderbrekingen doorwerken aan nieuwe opdrachten omdat alles netjes wordt opgevolgd.

Om een beeld te krijgen van hoeveel tijd je besteedt aan werkzaamheden waar je misschien liever geen of in ieder geval zo min mogelijk tijd aan besteedt, kan je kijken naar de urenregistratie die je natuurlijk trouw bijhoudt voor de Belastingdienst. Mocht die registratie niet echt een duidelijk beeld geven dan kan je ook één week of misschien twee eens bijhouden waar jouw tijd aan opgaat. Dit kan heel simpel met een kladblok op je bureau waarin je opschrijft hoeveel tijd je aan iets hebt besteed voordat je doorgaat met de volgende taak. Dit kladblok moet natuurlijk ook mee naar huis en onderweg als je daar ook nog doorwerkt om wel alle uren te kunnen noteren. Uiteraard mag dit kladblok ook een Excel file zijn of misschien wel een tijdsregistratie tool zoals Toggl.

Kijk na die periode eens terug in het overzicht en tel op hoeveel tijd jij hebt besteed aan de werkzaamheden die onder de noemer niet leuk, geen zin, veel tijd etc. vallen. Ik denk dat het stiekem meer tijd is dan je zou willen. Bedenk dan ook eens wat je in die uren allemaal niet had kunnen doen. Uren die je besteedt aan de randzaken van ondernemen zijn in ieder geval niet declarabel en vergeet ook niet de uren die je thuis nog achter je laptop zat terwijl je ook tijd met gezin/familie/vrienden had kunnen doorbrengen.

Dus…… Ben jij toe aan een Virtual Assistent?

 

* Ook bij deze blog ga ik voor de leesbaarheid uit van alleen de vrouwelijke vorm.